e-Procurement - to elektroniczna integracja oraz zarządzanie całością działań związanych z zamówieniem publicznym zawierające zapytanie ofertowe, autoryzację, zamówienie, dostarczenie i płatność pomiędzy nabywcą a dostawcą.
W grudniu 2004 roku Ramboll Managemant na zlecenie Komisji Europejskiej stworzyło bardzo obszerny pakiet raportów pt. „Plan działań dla elektronicznych zamówień publicznych” składający się z podstawowej analizy europejskich elektronicznych zamówień publicznych oraz pakietu scenariuszy sięgających 2010 roku.Badania oparte zostały na dwóch rodzajach podejścia do nich:
- Badania zza biurka, tzw. desk research oparte o oficjalne dokumenty rządowe krajów unii europejskiej.
- Wywiadach i konsultacjach z ekspertami z krajów unijnych.
Z raportów płyną bardzo optymistyczne informację jak np. fakt, iż aż 23 kraje UE zdecydowały się zaimplementować rozwiązanie e-Aukcji w swoich oficjalnych procedurach dotyczących zamówień publicznych. Główne przyczyny obaw leżą głównie po stronie bezpieczeństwa oraz mentalności.
Poziom wykorzystywania elektronicznych zakupów według ich typu w 25 krajach UE.
| - | Produkcja | Towary | Usługi |
| Austria | W dużym stopniu | W dużym stopniu | W jakimś stopniu |
| Belgia | bd | bd | bd |
| Cypr | Nieużywane | bd | Nieużywane |
| Czechy | bd | W dużym stopniu | bd |
| Dania | W małym stopniu | W jakimś stopniu | W małym stopniu |
| Estonia | bd | bd | bd |
| Finlandia | bd | W jakimś stopniu | bd |
| Francja | W dużym stopniu | W dużym stopniu | W dużym stopniu |
| Niemcy | W dużym stopniu | bd | bd |
| Grecja | Nieużywane | Nieużywane | Nieużywane |
Węgry | bd | W dużym stopniu | W dużym stopniu |
| Irlandia | W jakimś stopniu | W jakimś stopniu | W jakimś stopniu |
| Włochy | W dużym stopniu | W jakimś stopniu | W dużym stopniu |
| Łotwa | W dużym stopniu | W dużym stopniu | W dużym stopniu |
| Litwa | bd | W dużym stopniu | W dużym stopniu |
| Luksemburg | W małym stopniu | W małym stopniu | W małym stopniu |
| Malta | Nieużywane | W małym stopniu | W małym stopniu |
| Holandia | bd | bd | bd |
| Polska | Nieużywane | W jakimś stopniu | Nieużywane |
| Portugalia | Nieużywane | W jakimś stopniu | Nieużywane |
| Słowacja | bd | bd | bd |
| Słowenia | W małym stopniu | W małym stopniu | W małym stopniu |
| Hiszpania | bd | W jakimś stopniu | W małym stopniu |
| Szwecja | W małym stopniu | W jakimś stopniu | W małym stopniu |
| Wielka Brytania | W małym stopniu | W jakimś stopniu | W małym stopniu |
Koszty wdrożenia systemu informatycznego spełniającego wymagania e-Procurement, w Danii wynoszą ok. 6000 euro. Projekt zawiera:
- Integrację „e-Procurement” z systemem finansowym.
- Strukturę bazy danych „e-Procurement”.
- Funkcjonalność „e-Procurement”.
- Zmiany w systemie ERP integrującego z „e-Procurement”
Poza wspomnianymi kosztami pobierane są opłaty od wartości przeprowadzanych transakcji od 0,03% do 2%. W sumie roczne koszty utrzymania systemu sięgają 3000 euro plus opłaty związane z przeprowadzonymi transakcjami.
Podstawowa struktura argumentów w sektorze prywatnym i publicznym w świetle elektronicznych zamówień publicznych.
| Poziom agregacji | Profity z elektronicznych zamówień publicznych | Koszty z elektronicznych zamówień publicznych |
| Cały publiczny sektor na poziomie Europy | Bardzo znaczące | Marginalne |
| Cały publiczny sektor na poziomie narodowym. | Znaczące | Marginalne |
| Duzi nabywcy | Nieznaczne | Małe |
| Średni nabywcy | Małe | Nieznaczne |
| Mali nabywcy | Marginalne | Znaczące |
| Duże przedsiębiorstwa (250 i więcej zatrudnionych) | Znaczące | Marginalne |
| Średnie przedsiębiorstwa (od 50 do 249 zatrudnionych) | Nieznaczne | Małe |
| Małe przedsiębiorstwa (od 20 do 49 zatrudnionych) | Małe | Nieznaczne |
| Mikro przedsiębiorstwa (poniżej 20 zatrudnionych) | Marginalne | Znaczące |
Bariery związane z użytkowaniem e-Procurement:
- Droga inwestycja i koszty operacyjne jak np. opłaty za transakcje.
- Wymagania informatyczne, jakie musza spełnić dostawcy.
- Brak technologicznych standardów.
- Brak współpracy pomiędzy różnymi systemami e-Procurement użytkowanymi w różnych miejscach kraju.
Aby elektroniczne zamówienia publiczne (e-Procurement) stały się faktycznie powszechne niezbędne jest wykorzystanie na szeroką skalę cyfrowego podpisu. Oficjalne dyrektywy nie narzucają rodzaju e-Podpisu i wszelkie sposoby jego wykorzystania pozostają w gestii Państw Członkowskich - jednakże w zgodzie z dyrektywą 1999/93/WE dotyczącą e-Podpisu. Istotna jest kwestia wykorzystania katalogów elektronicznych oferentów. Komisja zwraca uwagę, iż jest to elementem wciągania przedsiębiorstw z sektora MSP (SMEs) do zamówień publicznych.
Autor: Jakub Giza
Źródło: Ramboll Management: „Impact Assessment Action Plan on e-Procurement”. Chaffey, Dave: E-Business and E-Commerce Management (2004), Prentice Hall. Action plan for the implementation of the legal framework for electronic public procurement, COM (2004). Sprawozdanie z funkcjonowania systemu zamówień publicznych w 2007 r. Urząd Zamówień Publicznych.
